Krąg zainteresowania, strefy wpływów

“Priorytety mają to do siebie, że są same najważniejsze” — powiedział kiedyś ktoś, kogo przez długi czas uważałem za swojego zawodowego mentora i przewodnika. Bardzo podoba mi się to powiedzenie, tym bardziej, że co chwilę poznajemy jego prawdziwość.

Priorytety są istotnym elementem “biurowej dżungli”. Właściwie określone pozwalają oddzielić sprawy ważne od tylko pilnych, albo ważne dla pana Zenka od ważnych dla całego przedsiębiorstwa. Jestem całym sercem za przyznawaniem priorytetów , ale…

Diabeł tkwi w szczegółach. Przede wszystkim priorytety nie mogą być uznaniowe, nie powinny zależeć od widzimisię pracowników. Oczywistym jest, że w takim systemie każdy będzie promował swoje, za każdym razem zgłaszając projekt lub żądanie zmiany z najwyższym priorytetem. Dlatego potrzebny jest obiektywny system z jasnymi i precyzyjnymi kryteriami.  Najprostszym kryterium jest oczywiście zysk, wyrażony w twardej walucie. Nie zgadzam się ze sceptykami, wg których pewnych rzeczy nie da się zmierzyć. Jeśli nowa inicjatywa ma np. prowadzić wyłącznie do poprawy wizerunku, to zawsze możemy próbować ten wizerunek przeliczyć na liczbę nowych klientów, wzrost obrotów z istniejącymi klientami, zmniejszenie kosztów w innym obszarze, itd.

Następne niebezpieczeństwo to właściwe kryteria i odpowiednie wartości progowe. Sam system to dopiero hardware dobrego priorytetu. Software w tym przypadku to dobrze dobrany algorytm i jego parametry. Zbyt niskie wartości progowe (np. kategoria “Zysk”, w której 1000 zł oznacza najwyższy priorytet, a 100 zł najniższy przy typowym kontrakcie w wysokości 800 zł) to gwarancja “samych najwyższych priorytetów”.

Przy nieodpowiednich parametrach szybko może okazać się, że organizacja zajmuje się tylko ważnymi projektami. Na pierwszy rzut oka może to wyglądać na pozytywny przejaw; jednak po dokładniejszym zbadaniu sprawy może okazać się, że “priorytet pierwszy” to bardzo ogólna kategoria, zawierająca projekty pilne, ważne oraz takie, do których po kilku tygodniach nikt już się nie przyznaje.

Używajcie więc priorytetów, ale róbcie to z głową. A ja zabieram się za rewizję własnych progów i parametrów.